לנהל תורים דרך וואטסאפ — מה באמת אפשר, ומה נשבר

רוב העסקים בישראל מנהלים תורים בוואטסאפ, ולא בטעות. הלקוחות כבר שם, אף אחד לא צריך להוריד כלום, וזה מרגיש אישי. השאלה היא לא אם זה עובד — זה עובד — אלא עד איזה נפח.

הגבול המעשי שרוב בעלי העסקים מתארים הוא סביב 25-30 תורים בשבוע. מתחת לזה הצ׳אט מספיק. מעליו מתחילים להופיע אותם שלושה כשלים, כמעט תמיד באותו סדר.

שלושת הכשלים, לפי הסדר

• תור כפול. שני אנשים שאלו על אותה שעה בהפרש של דקות, וענית "כן" לשניהם — כי הרשימה בראש ולא במקום אחד.
• ההודעה שנבלעה. בקשת תור נכנסה בין הודעה מספק, קבוצת הורים ותמונה, ואף אחד לא ראה אותה. הלקוח לא חושב שנבלעה — הוא חושב שהתעלמת.
• אין רישום. מתי הוא קבע? מה סוכם על המחיר? זה קיים רק בגלילה של ההתכתבות, ורק אצל מי שהיה בשיחה.

מה שכן עובד: לשמור את הצ׳אט, להוציא את הזיכרון

הפתרון הוא לא להפסיק להשתמש בוואטסאפ. הלקוחות לא יעברו לאפליקציה כי ביקשת. הפתרון הוא שהוואטסאפ יישאר ערוץ השיחה, והיומן יהיה המקום היחיד שקובע מה נכון.

1. 1שלח קישור הזמנה במקום לשאול "מתי נוח לך?". הלקוח בוחר מתוך מה שפנוי באמת, ואי אפשר לקבוע על תפוס.
2. 2הדבק את הקישור בסטטוס, בביו של אינסטגרם ובהודעת הפתיחה האוטומטית. רוב הבקשות יעברו לשם בלי שתבקש.
3. 3תן לתזכורות לצאת אוטומטית. זה הדבר היחיד שבאמת מוריד אי-הגעות, והוא גם הדבר שהכי קל לשכוח ידנית.
4. 4המשך לענות בוואטסאפ. שיחה אישית היא יתרון אמיתי — פשוט לא צריך שהיא תהיה גם מסד הנתונים.

ולעסק עצמו: לנהל את היומן מתוך וואטסאפ

יש כאן צד שפחות מדברים עליו. אפשר לשלוח הודעה ל-Sagarnu בוואטסאפ ולשאול מה יש היום, מתי יש חלון פנוי ביום חמישי, או מי קבעה לשעה שתיים. התשובה חוזרת בצ׳אט.

אפשר גם לבצע פעולות — לקבוע תור, לבטל, להזיז, להוסיף לקוח חדש. כל פעולה שנוגעת ביומן נעצרת ומראה בדיוק מה עומד לקרות לפני שהיא מתבצעת, כדי שהודעה שנוסחה בחופזה לא תמחק תור אמיתי. הוספת לקוח לרשימה היא היוצא מן הכלל: היא מתבצעת מיד, כי היא לא נוגעת בשום תור ואף אחד לא מקבל עליה הודעה.

מתי להישאר בוואטסאפ בלבד

• פחות מ-15 תורים בשבוע, לקוחות קבועים, ואתה לבד — הצ׳אט מספיק וכל כלי נוסף הוא תקורה.
• עסק עונתי שפעיל חודשיים בשנה — לא שווה לבנות הרגל חדש.
• מעל 30 תורים בשבוע, או יותר מאדם אחד שמקבל הודעות — כאן זה כמעט תמיד מתחיל לדלוף.

אין כאן תשובה נכונה אחת. יש נקודה שבה עלות הבלגן עולה על עלות הסדר, והיא מגיעה מוקדם יותר ממה שרוב האנשים מעריכים — בדרך כלל בפעם הראשונה שתור כפול עולה לקוח.